Rien ne me prédisposait à devenir secrétaire provincial. C’est sur le terrain, à force d’être sollicité pour assurer le secrétariat pour telle ou telle réunion, que je me suis formé et que j’ai acquis une certaine expérience. Tout a commencé il y a une vingtaine d’années. Après plusieurs séjours missionnaires au Mali, je suis arrivé en 1994 pour une nouvelle nomination à San (Mali) : participer à la mise en route d’une radio destinée au monde rural : Radio Parana (nom du village où la radio est implantée). Je suis alors chargé de la formation du personnel et d’un atelier de reprographie pour assurer le financement de la radio. Je suis souvent sollicité pour des travaux de secrétariat.

Un long apprentissage
La Province du Mali, à cette époque, ne disposait pas d’un secrétariat provincial. On fit appel à moi, à partir de San, pour aider à la production de certains documents et pour le secrétariat de rassemblements particuliers (en vue du Chapitre, pour les rencontres des confrères, etc.) En 2001, je suis nommé à Bamako pour la mise en route du Centre Foi et Rencontre. Je vais y travailler une dizaine d’années. J’y assure le secrétariat, la préparation des documents que propose le Centre, la logistique pour les conférences données par le Centre. Dans le même temps, la Province du Mali me sollicite à nouveau. C’est ainsi que je vais assurer pendant 5 ans, à partir du Centre Foi et Rencontre, le secrétariat de la Province. Cela me vaut de participer aux rencontres en vue de lancer la nouvelle Province de la PAO.

Entre 2008 et 2011, je travaille au Centre Foi et Rencontre à Bamako et je participe aux premières réunions des Conseils provinciaux de la PAO comme Conseiller pour le Secteur de Bamako. En septembre 2011, je suis nommé à Ouagadougou comme secrétaire en remplacement du Père Pierre Béné qui avait assuré ce service pendant plus de dix ans.

“Un bon secrétaire doit être capable d’entendre sans écouter et de regarder sans voir.”
Ce sont les propos du romancier chinois Jiang Zilong, dans son livre : “La vie aux mille couleurs”. Je crois qu’ils conviennent parfaitement à tout bon secrétaire. En participant aux réunions du Conseil provincial, en rédigeant les rapports et le courrier, en traduisant les présentations en vue des conseils d’appel, en présentant telle ou telle situation, en rédigeant le bulletin de la Province (Baobab Échos), tout ce travail me fait entendre beaucoup de choses, saisir toutes sortes de situations. Je dois être capable d’entendre sans écouter et de regarder sans voir. Ne pas être indifférent, certes, car des situations me touchent quand elles engagent la vie et l’avenir d’un confrère, ou telle situation particulière, mais je dois demeurer discret, demeurer prudent dans les réponses téléphoniques ou par internet… Cela demande une certaine adaptation et surtout une grande vigilance.

Pendant un temps, j’ai fait partie, comme Conseiller, du Conseil provincial au Mali et, ensuite, de la PAO, à ses débuts. Désormais, je suis un fonctionnaire provincial et je n’ai pas à commenter les décisions provinciales. Je ne dis pas que ce passage s’est fait facilement, mais il m’a aidé à ne pas mélanger les rôles.

Le secrétariat provincial, surtout quand il s’agit de bien noter les interventions lors d’une réunion du Conseil, demande une grande attention. Certes, le rapport final est relu par le Provincial et son Assistant, mais je dois être le plus fidèle possible pour rapporter les délibérations et les choix. Certaines délibérations du Conseil peuvent être laborieuses, douloureuses parfois, et je dois demeurer attentif et réceptif. Le fait d’être ainsi au cœur de la Province, partageant ses joies et ses peines, donne une autre dimension à ma vie missionnaire. Je cherche toujours à privilégier le côté missionnaire sur le côté purement administratif.

Les qualités les plus importantes
Selon moi, les qualités les plus importantes pour un secrétaire, y compris provincial, c’est d’être généraliste et polyvalent, disponible, d’avoir un esprit d’initiative, une bonne mémoire, et, bien sûr, une bonne connaissance de la Société. Je ne dis pas que les “Documents capitulaires” et les “Constitutions et Lois” n’ont plus de secret pour moi, mais j’avoue que je ne les ai jamais autant lus que depuis que je suis secrétaire.

Ce travail demande d’avoir le sens du relationnel et le goût de la communication. Beaucoup de personnes passent dans mon bureau avant de rencontrer les responsables. Il faut savoir écouter et parfois faire preuve de compassion. Ayant travaillé à la mise en route d’une Radio, j’ai développé ce goût de la communication et des moyens modernes de communication : informatique, internet, et PAO pour “Publication Assistée par Ordinateur”… comme quoi les sigles !!!

Au point de vue travail proprement dit, j’ai donc appris à développer un sens de l’organisation, à me rendre capable de traiter plusieurs demandes en même temps, ou de passer rapidement d’un dossier à un autre. Il faut avoir une bonne mémoire, savoir maîtriser son temps et bien organiser ses journées si l’on veut demeurer disponible sans stresser.

Il faut enfin savoir se maîtriser. Des confrères peuvent arriver mécontents, recherchant d’urgence à rencontrer les responsables ou à obtenir tel document qu’il faut chercher dans les archives ou dans les dossiers. Il faut alors garder son sang-froid et faire preuve de courtoisie, y compris au téléphone ou sur internet.

En dehors de ce travail plutôt administratif
En dehors de ce travail plutôt administratif, je me réserve quelques activités pastorales, en accompagnant certains groupes spirituels, en animant des récollections et des retraites. Je réponds aussi aux demandes de célébrations quand des paroisses nous sollicitent. J’accompagne quelques aspirants Missionnaires d’Afrique qui envisagent d’entrer à la Maison Lavigerie pour la première étape de leur formation.

Dévouement, collaboration, organisation, efficacité, ouverture, accueil, discrétion et courtoisie sont les vertus à posséder pour bien faire ce travail.

Et puis, une journée mondiale des secrétaires a lieu tous les ans, le dernier jeudi du mois d’avril. Cette journée est née aux États-Unis en 1951. Lors de la prochaine édition, ne nous oubliez pas !