Secrétaire du Provincial
ou secrétaire provincial ?

Pour plusieurs, la fonction de secrétaire demeure mystérieuse. Il est souvent dans l’ombre du pouvoir et, sans y participer pleinement, il est en quelque sorte une éminence grise qui se fraie un chemin entre l’arbre et l’écorce. Il connaît beaucoup de choses mais il est tenu au secret. De fait, l’origine du mot vient du latin médiéval : “secretarius” qui lui, vient de “secretus”, c’est-à-dire “le secret”. Il y a donc une aura mystérieuse qui plane sur la fonction comme si le secrétaire détenait plusieurs secrets puisqu’il a accès à de multiples dossiers qui contiendraient des “secrets”.

C’est en 1360 que Jean Froissart, l’un des plus importants chroniqueurs de l’époque médiévale, utilise ce mot pour parler de la profession : “Celui qui rédige pour un autre”.

Après ce préambule, comment pourrait-on parler de la fonction des secrétaires dans la Société ? Je pense qu’il y a autant de manières d’être secrétaire qu’il y a de Provinciaux. La fonction de secrétaire est intimement liée au Provincial en place et à la place que le Provincial veut bien lui donner.

J’ai été nommé “secrétaire du Provincial” en juin 2004. Déjà 9 ans ! J’en suis à mon troisième Provincial. Je peux dire que la fonction a évolué au cours de ces années pour passer du titre de “secrétaire du Provincial” à celui de “secrétaire provincial”. Au début, je rédigeais les rapports du conseil provincial et m’assurais de classer quelques documents dans les archives provinciales. Par la suite, le Provincial, n’ayant plus d’assistant, a souhaité que le secrétaire devienne un membre à part entière du conseil provincial avec droit de vote.

Étant donné l’étendue de la Province AMS (Canada-USA-Mexique-Brésil) le Provincial est appelé à voyager régulièrement. De ce fait, la fonction de secrétaire a pris plus de consistance. Je devais être au courant de tous les dossiers majeurs de la Province, de telle sorte qu’en son absence, je puisse répondre à certaines urgences ou demandes venant d’un peu partout. Ma participation active au Conseil provincial avec droit de vote me permet d’être attentif à l’évolution de tous les dossiers. Comme certains aiment le dire, “en l’absence du Provincial, le secrétaire assure la permanence”.

La manière de travailler du Provincial influe aussi sur la manière d’être du secrétaire. Présentement, le secrétaire fait partie de l’équipe provinciale, avec le premier conseiller, et l’économe provincial. Des réunions hebdomadaires permettent de faire le point sur différentes questions et de suivre l’évolution des dossiers de la Province. Elles permettent d’être attentif à l’ensemble des confrères et à leurs besoins particuliers.

Plusieurs tâches à accomplir
En l’absence du Provincial, on me transmet souvent des appels téléphoniques pour que je puisse répondre à différentes demandes qui viennent, parfois des confrères, parfois des membres des familles des confrères, etc. Étant au courant de l’ensemble de la vie de la Province, je peux facilement répondre aux besoins des uns et des autres. Mais cela n’est possible que grâce à une étroite collaboration avec le Provincial et son équipe.

Les tâches principales demeurent évidemment les rapports du Conseil provincial rédigés en étroite collaboration avec le Provincial avant d’être remis aux membres du Conseil et envoyés à Rome, au secrétaire général. Il y a aussi des tâches administratives telles que les curriculums vitæ (CV) des confrères, la correspondance avec ceux-ci et la classification des différents documents qui nous parviennent ou que nous envoyons.

Depuis quelques années, nous recevons des confrères pour un temps sabbatique ou pour une visite. Je les aide à préparer les papiers nécessaires à l’obtention d’un visa ou, selon le cas, je rédige une lettre d’attestation. Cela m’amène à aller dans certains consulats ou dans des bureaux gouvernementaux.

J’ai aussi élaboré un “Bottin” (annuaire) de la Province AMS avec une quantité appréciable de données sur les confrères, nos maisons et la Province. Il est publié chaque année au mois de janvier et des mises à jour s’imposent. J’en fais moi-même la présentation et la publication à partir de notre photocopieuse.

Je travaille en étroite collaboration avec notre archiviste. Je me suis familiarisé avec les archives de la Province. L’archiviste ne réside plus à la maison provinciale. Il vient une fois par mois pour classer quelques documents. En son absence, je réponds à certaines demandes, ou je consulte les archives pour les besoins de mon travail.
À cause de mon habileté à produire certains documents en format Publisher, des communautés m’ont sollicité, à l’occasion, pour produire des petits livrets : fête des jubilaires, récollections, etc. Je reçois régulièrement des quantités de courriel qui demandent un suivi.

Somme toute, on peut facilement dire que le secrétaire est un maillon essentiel dans la structure du gouvernement d’une Province. Tout passe par le secrétariat. En l’absence du Provincial, le secrétaire reçoit les confrères de passage ou les confrères en congé qui souhaitent obtenir un renseignement ou tout simplement bavarder et prendre des nouvelles de la Province. Il faut admettre que le secrétaire est souvent confronté à des tâches répétitives et les activités varient en fonction des structures de gouvernement de la Province. C’est souvent les attentes du Provincial qui définissent les responsabilités auxquelles devra faire face le secrétaire.

La fonction vous intéresse ?
Voici des compétences qui pourraient faciliter votre travail : avant tout, le secrétaire doit nécessairement être très bien organisé. Il doit savoir s’adapter, hiérarchiser ses priorités, être minutieux et ordonné. Il doit aussi faire preuve de discrétion, de politesse. Enfin, le secrétariat demande une connaissance raisonnable de l’informatique.

Parmi les qualités demandées au secrétaire, il en est deux qui m’apparaissent comme essentielles :
Le sens de l’organisation. Un secrétaire qui n’est pas méthodique et organisé se verra rapidement dépassé par les événements. Il doit savoir en tout temps où il en est dans l’exécution de ses tâches et se créer des méthodes de travail qui lui facilitent le travail. La rigueur est donc de mise.

La collaboration. Comme seconde qualité essentielle, je dirais que le secrétaire doit posséder un bon esprit de collaboration. Dans mon cas, je suis en interaction avec le Provincial et son équipe. La relation entre le secrétaire et le Provincial doit absolument être empreinte de coopération. L’aptitude pour le travail d’équipe est donc très importante.

Bref, je ne possède pas ces qualités à 100 %, et je reconnais que je dois continuellement améliorer certains aspects de mon implication afin de favoriser un travail adéquat et profitable pour la Province.

Après 9 ans dans cette fonction, je me demandais qui pourrait me remplacer. Il m’arrive de solliciter l’un ou l’autre qui passe par mon bureau. Pour différentes raisons, peu souhaitent reprendre le flambeau. De plus, il y a de moins en moins de confrères disponibles pour la fonction.

Je continue donc la route en me disant qu’il est important de garder un certain sens de l’humour, sans vouloir monter continuellement aux barricades. Les équipes qui rient ensemble travaillent bien ensemble.

Marc Beaudry